5W2H

Video sobre a Ferramenta

Definição (O que?)

A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de umaatividade.

Utilidade (Para que?)

• Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, a Matriz 5W2H costuma ser utilizada em áreas de gestão diversas.
• Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da metodologia 5W2H auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.

Procedimento (Como?)

Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico,Tático e Operacional.

Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.

Pode parecer simples, mas é bem complexo, portanto há uma variedade de subtópicos para levar em conta

Faça uma análise ampla para definir seu objetivo

A ferramenta 5W2H é voltada à etapa mais prática ou microcenários.

Mas, antes de chegar a essa etapa, é útil fazer uma avaliação geral do seu negócio, vida profissional ou pessoal, a fim de definir suas prioridades.

Esse balanço vai ajudar a determinar tanto o objetivo quanto o melhor prazo, já que você vai saber o que precisa ser concluído primeiro.

Existem ferramentas de administração que permitem a realização de análises amplas, a exemplo da matriz SWOT e 5 Forças de Porter.

Responda às questões de forma suscinta

Se a idéia é simplificar, de nada adianta rescrever um texto longo como resposta aos 5Ws e 2Hs, concorda?

• Por isso, procure responder cada parte com apenas uma frase.

Claro que você pode ter dificuldades, principalmente quando definir “como” um projeto será executado, pois é comum haver várias ações. Porém, se esforce para expressar cada atividade através de uma frase.

Reavalie o projeto periodicamente Não é porque um caminho foi traçado que não haverá mudanças durante o percurso.

• Nem sempre será necessário refazer seu 5W2H, pois existem mudanças que afetam somente um dos pontos –custo, responsável pela execução, tempo para concluir uma etapa.

Exemplo: Aumentar a qualidade de uma cafeteria

• What: ampliar o serviço de alimentação através da experiência
• Why: agregar serviços ou produtos à alimentação possibilita à empresa rever seus preços e aumentar o faturamento
• Who: confeiteira, padeiro e atendentes
• Where: ambiente de produção e ambiente de atendimento
• When: início em julho de 2018, eventualmente através de experimentação
• How: propor a agregação de serviços ou produtos adicionais, como performance ao servir, show de cores e sabores
• How much: a princípio, não envolve investimento em dinheiro.

Situação nominal e Área de aplicação

Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.

Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.

• Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento.

Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro Branco ou uma planilha eletrônica.

Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.

Fonte/Referências

DEPAULA, Gilles. O que é 5w2h: reduza incertezas, ganhe produtividade e aprenda como fazer um plano de ação. Treasy, 2015. Disponível em: <https://www.treasy.com.br/blog/5w2h/>. Acesso em: 20, maio de 2022.

 SANTAELLA, José. Tudo sobre a Matriz Swot: o que é, passo a passo e dicas para aplicar no planejamento estratégico. Euax, 2020. Disponível em: <https://www.euax.com.br/2020/03/matriz-swot/>. Acesso em: 20, maio de 2022.

 MARIA, Gabriela. Como elaborar um plano de ação 5W2H. 8Quali, 2016. Disponívelem:

< https://8quali.com.br/como-elaborar-um-plano-de-acao-5w2h/>. Acesso em: 20, maio de 2022.

 SANDER, Carlos. Exemplo de plano de ação 5W2H: aprenda na prática a metodologia. CaeTreinamentos, 2022. Disponível em:

<https://caetreinamentos.com.br/blog/ferramentas/exemplo-plano-acao-5w2h/>. Acesso em: 20, maio de 2022.

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